Într-un mediu de afaceri tot mai digitalizat, tot mai multe companii aleg să își optimizeze procesele prin soluții ERP moderne, iar Microsoft Dynamics 365 Business Central este una dintre cele mai populare opțiuni din această categorie, mai ales în rândul IMM-urilor și companiilor aflate în creștere. Fiind o platformă cloud completă, cu funcționalități solide pentru finanțe, vânzări, achiziții, gestiune stocuri, producție și servicii, Business Central promite eficiență și integrare. Însă, o întrebare frecventă în rândul decidenților este: cât durează implementarea Business Central și ce factori influențează această durată? Răspunsul nu este universal, deoarece procesul de implementare este direct proporțional cu complexitatea afacerii, nivelul de personalizare dorit, resursele implicate și claritatea cerințelor.
Analiza inițială și definirea cerințelor
Prima etapă esențială în orice proiect de implementare Business Central este analiza detaliată a proceselor de business existente și stabilirea cerințelor funcționale. Această fază implică sesiuni de lucru între echipa clientului și consultanții ERP, în care se documentează toate fluxurile de lucru, interacțiunile dintre departamente, cerințele legale și operaționale. În această etapă se realizează o analiză GAP/FIT, adică se compară funcționalitățile native ale Business Central cu cerințele specifice ale companiei. Identificarea acestor diferențe (gaps) este crucială pentru a înțelege ce componente trebuie personalizate, dezvoltate sau integrate suplimentar. Cu cât cerințele sunt mai clare de la început, cu atât această fază poate dura mai puțin – în general, între 2 și 6 săptămâni, în funcție de disponibilitatea echipei clientului și de complexitatea proceselor.
Dezvoltarea funcționalităților personalizate
Următoarea etapă constă în dezvoltarea funcționalităților noi sau personalizate, acolo unde analiza GAP a indicat că sistemul standard nu acoperă complet nevoile clientului. Aceste dezvoltări pot varia de la simpla modificare a unui raport sau formular până la integrarea cu aplicații terțe (CRM, WMS, soluții de e-commerce, platforme de transport, aplicații de plată etc.). De asemenea, pot exista cerințe specifice pentru fluxuri de aprobare, automatizări fiscale, alocări contabile sau interfețe multilingve. Cu cât sunt mai multe dezvoltări necesare, cu atât durata și riscurile de implementare cresc, întrucât testarea, documentarea și validarea acestor extensii implică timp și resurse. În proiectele standard, această fază poate dura între 3 și 8 săptămâni, dar în cazul proiectelor complexe poate depăși 2-3 luni.
Testarea sistemului și ajustări
După finalizarea dezvoltărilor, urmează etapa de testare funcțională și integrare, în care sistemul este evaluat pe baza scenariilor reale de lucru. Echipa clientului este implicată în testarea tuturor modulelor – vânzări, achiziții, contabilitate, stocuri – iar consultanții ERP urmăresc să identifice erori, neconcordanțe sau neînțelegeri. Această etapă include și validarea fluxurilor automatizate, verificarea rapoartelor și testarea interfețelor personalizate. În funcție de rezultatele testării, pot fi necesare ajustări sau redezvoltări punctuale, ceea ce poate adăuga timp suplimentar. O testare eficientă este critică pentru succesul implementării, iar durata acestei etape este în general de 2-4 săptămâni, dar poate varia în funcție de disponibilitatea utilizatorilor cheie și complexitatea sistemului.
Trainingul utilizatorilor finali
Un aspect adesea subestimat, dar esențial în procesul de implementare, este instruirea utilizatorilor finali. Oricât de performant ar fi un sistem ERP, eficiența sa depinde de modul în care este utilizat zi de zi. În această etapă, consultanții oferă sesiuni de training personalizate, împărțite pe roluri (contabili, achizitori, agenți de vânzări, manageri etc.), pentru a se asigura că fiecare utilizator înțelege cum să folosească aplicația, ce funcții are la dispoziție și cum să evite erorile. Un training bine livrat contribuie direct la adoptarea rapidă a sistemului și reduce presiunea asupra echipei IT interne după Go Live. Durata trainingului depinde de numărul de utilizatori, de nivelul de digitalizare anterior și de complexitatea sistemului, dar în medie poate dura între 1 și 3 săptămâni.
Preluarea datelor istorice
Unul dintre cele mai sensibile puncte într-o implementare Business Central este migrarea datelor din sistemul vechi. În funcție de instrumentele utilizate anterior (Excel, softuri contabile, ERP-uri locale), datele trebuie extrase, curățate, transformate și încărcate în Business Central. Acest proces vizează datele despre clienți, furnizori, stocuri, solduri contabile, comenzi deschise, istoricul tranzacțiilor și alte informații critice pentru continuitatea operațională. Greșelile în această fază pot duce la erori costisitoare după lansarea sistemului. În plus, această etapă implică o colaborare strânsă între echipa ERP și client, iar calitatea datelor inițiale influențează direct durata procesului. Migrarea completă a datelor durează în medie între 2 și 4 săptămâni, dar în cazul bazelor de date mari sau neconforme poate depăși 6 săptămâni.
Momentul Go Live și suportul post-implementare
După finalizarea testelor, instruirea echipei și migrarea datelor, vine momentul Go Live, adică trecerea oficială la noul sistem Business Central. Acest moment trebuie planificat cu grijă, de preferat la începutul unei luni fiscale, pentru a facilita reconcilierea contabilă. Este recomandată o perioadă de „stabilizare” imediat după Go Live, în care consultanții ERP rămân disponibili pentru suport, remedierea rapidă a problemelor și ajustarea unor configurări. În această etapă se poate măsura nivelul real de adoptare a soluției, gradul de automatizare și eficiența proceselor. Suportul post-implementare este esențial pentru succesul pe termen lung și poate continua sub formă de abonament lunar, mentenanță sau consultanță ad-hoc.
Ce influențează durata totală a implementării
Timpul total necesar pentru implementarea Business Central variază în funcție de mai mulți factori: complexitatea afacerii, numărul de utilizatori și departamente implicate, nivelul de personalizare necesar, calitatea și volumul datelor istorice, disponibilitatea echipei clientului și nivelul de maturitate digitală. În cazul unui proiect standard, cu cerințe simple și implementare pe procese de bază (contabilitate, stocuri, vânzări), implementarea poate dura între 2 și 3 luni. Pentru proiecte mai complexe, cu dezvoltări personalizate, integrări externe și migrarea completă a datelor, durata totală poate ajunge la 4-6 luni, iar în cazuri foarte elaborate chiar și peste 9 luni. Este important ca fiecare proiect să aibă un calendar realist, agreat de ambele părți, și o echipă dedicată, pentru a evita blocajele și prelungirile neprevăzute.
Durata implementării Business Central depinde de context, nu de șablon
Implementarea unui ERP precum Business Central nu este un proiect standard, ci un proces complex, care trebuie adaptat specificului fiecărei companii. Durata acestui proces depinde în mod direct de cerințele, resursele și așteptările clientului, dar și de expertiza partenerului de implementare. Cu o analiză riguroasă, o colaborare deschisă și o planificare realistă, Business Central poate fi implementat într-un termen eficient, oferind valoare adăugată încă din primele luni de utilizare. În final, nu doar cât durează contează, ci cum este gestionată această durată pentru a obține un sistem stabil, adaptat și pregătit pentru viitorul digital al companiei tale.
