e-Factura pentru Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV și Navision

Incepand cu 1 Ianuarie 2024 devine obligatorie incarcarea in format electronic a facturilor pe portalul ANAF (sistemul e Factura). TVA ul aferent unei facturi furnizor poate fi dedus doar daca factura a fost declarata in portalul ANAF.

Aplicatia e Factura dezvoltata de Criteria pentru Business Central, Dynamics NAV si Navision gestioneaza si automatizeaza integral flux e-Factura atat pentru Outbound -> trimiterea facturilor si notelor de credit proprii, cat si pentru Inbound -> preluarea facturilor  si notelor de credit furnizor, precum si a altor mesaje ANAF. Dezvoltarile e-Factura sunt integrate direct in sistemul ERP Business Central si Dynamics NAV, partial si pentru Navision.

Exista o pagina dedicata in sistemul ERP pentru gestionarea automata a fluxului de trimitere facturi in sistemul e- Factura. Pe aceasta pagina sunt mai multe actiuni de tip BULK. Practic un utilizator trebuie sa apeleze aceste actiuni o singura data pe zi.

Fluxul de trimitere presupune mai multi pasi succesivi complet automatizati: 

• Pas 1. Preluarea documentelor noi
• Pas 2. Generarea si Validarea fisierului xml
• Pas 3. Trimiterea fisierului xml in SPV
• Pas 4. Verificarea confirmarii de catre ANAF si salvarea fisierului zip

Exista un camp de Status pentru controlul fluxului e-Factura:

• La Validarea Documentelor statusul poate fi Cheked sau Cheked with error. Sunt campuri dedicate unde se salveaza xml-ulul si mesajul de validare ANAF
• Daca sunt erori de validare, xml-ul trebuie corectat, altfel nu va fi acceptat pe portalul SPV
• Documentele cu status Checked sunt trimise automat in SPV. Status-ul se  va schimba automat in Sent. ANAF va raspunde cu un Request ID. In acest status - Sent, documentul este doar trimis, nu este inca validat de ANAF.
• Pe Requet ID-ul generat de ANAF, ca ultim pas, se face verificare validarii finale de ANAF si se salveaza fisierul ZIP (si PDF-ul aferent). ID-ul ANAF va fi salvat si pe factura postata din Dynamics sau Business Central

Fara aplicatia e-factura ar trebui sa aveti un om dedicat care sa faca zi de zi (si probabil i-ar ocupa mare parte din zi), manual, urmatoarele lucruri:

Pentru fiecare factura de vanzare:

• sa genereze factura in format xml
• sa uploadeze xml-ul manual in ANAF
• ulterior sa verifice daca primirea a fost confirmata de ANAF si documentul este valid
• sa download-eze fisierul .zip si sa salveze local acest fisier (care trebuie pastrat timp de 10 ani)

Pentru facturile furnizor:

• sa download-eze fisiere .zip trimise de furnizori in portalul ANAF (fisiere care trebuie pastrate 10 ani)
• sa dezarhiveze aceste fisiere zip si sa extraga fisierul xml
• sa converteaza fisierul xml in format pdf - cu trimite pe link-ul de conversie de pe site-ul ANAF
• sa verifice ca cifrele din factura sunt corecte