Riscuri în selecția și implementarea unui sistem ERP

Investiția într-un sistem ERP este o investiție pe termen lung (minim 5 - 10 ani) și aduce un avantaj competitiv major pentru organizație, dacă soluția aleasă corespunde specificului activității firmei.

Selecția unui sistem ERP fară o abordare riguroasă înseamnă să vă asumați nenumărate riscuri care pot apare în toate fazele proiectului, riscuri ce conduc la depăsirea deadline-urilor și la costuri suplimentare, ce nu mai pot fi controlate.

Conform statisticilor peste 60% din implementările ERP esuează. Cel mai mare risc pe care vi-l asumați este sa luați de bună promisiunea furnizorului ERP că orice poate fi dezvoltat și customizat. Nicio clauză contractuală nu va protejează de acest risc și, într-un proces în instantă e foarte dificil de documentat astfel de spețe.

În orice soluție ERP, teoretic se pot face parametrizări și dezvoltări. Riscul major intervine în momentul când trebuie să rescrii sau modifici funcționalități cheie ale software-ului. Dacă în medie doar 70-75% din cerințele dvs. sunt acoperite de funcționalități standard ale aplicației, este un semn că soluția aleasă nu vi se potrivește.

Riscurile apar în toate fazele proiectului. Vă prezentăm mai jos câteva scenarii posibile:

Riscurile în etapa de selecție

• Se pot omite cerințe specifice organizației sau procese ce o diferențiază de alte organizații. Soluția ERP selectată, pe ansamblu poate avea un raiting bun (acoperă mare parte din cerințele și procesele organizației) dar nu poate satisface anumite cerințe critice. Această nepotrivire poate fi constatată într-o fază avansată a procesului de implementare, singurele soluții ramânând:

  • Utilizarea unei funcționalități standard a sistemului ERP, dar care sa fie inadecvată cerințelor specifice organizație.
  • Recurgerea la dezvoltări suplimentare - ceea ce duce la creșterea costurilor soluției finale.

• Interpretarea inadecvată a cerințelor de către furnizor. Este foarte de greu de descris cu acuratețe cerințele și funcționalitățile pentru viitorul sistem ERP și din acest motiv cerințele pot fi interpretate necorespunzător de furnizorii de soluții ERP. În plus furnizorii au tendința de a prezenta un nivel de acoperire a funcționalităților mai mare decat îl poate oferi sistemul ERP în realitate. În final veți fi nevoiți să compromiteți propriile procese de afaceri sau sa faceți dezvoltări suplimentare.

• Cu toate că funcționalitatea cerută există, aceasta nu acoperă integral cerințele. Sistemul nu asigură o integrare “end to end” a proceselor de afaceri, în acest caz compania fiind nevoită să folosească soluții alternative: o terță aplicație, prelucrare manuală sau să ceară încă o dezvoltare suplimentară.
• Întregul sistem ERP sau anumite funcționalități ale acestuia să fie dificil de modificat ulterior. Veți fi nevoiți să folosiți sistemul ERP cu funcționalitățile standard, chiar dacă nu corespund în totalitate cerințelor sau nevoilor de afaceri ale organizație dvs.

Riscurile în etapa de dezvoltare

• Cerințele sunt o țintă mobilă – în medie se modifică cu 2% în fiecare lună. Aceste modificări, în cazul proiectelor cu durată mare de implementare, pot duce la erodarea soluției proiectate inițial, sistemul, la lansarea în producție ne mai corespunzând cerințelor de afaceri ale organizației.
• În faza de “Go Live” se pot descoperi cerințe noi. În momentul folosirii sistemului de către end user-i, aceștia pot veni cu cerințe noi, cerințe ce țin de modul de operare sau de anumiți parametrii care nu s-au preluat din vechiul sistem.
• Pentru reducerea timpului de implementare furnizorii de sisteme ERP utilizează uneori soluții preconfigurate, soluții ce nu acoperă întotdeauna cerințele de afaceri ale organizației.

Riscurile post implementare

• Apar cerințe noi din cauza modificărilor de strategie, acaparării de noi piețe, creșterii competiției. Toate aceste cerințe erodează sistemul ERP, care dacă nu este suficient de flexibil și nu poate acoperi aceste cerințe, necesită înlocuirea cu un alt sistem ERP.